عباس واحدی/ نارنجی
شاید استفاده علمی از روش‌های مدیریت کارهای روزانه چندان در کشور ما جدی نباشد، اما به جرات می‌توان گفت که این کار یکی از بلندترین قدم‌های موفقیت فردی و اجتماعی هرکدام از ما خواهد‌بود. همه با لیست‌های کاری آشنا هستیم. به نظر زیاد مهم نمی‌آیند. همان تکه کاغذی که کارهای روزانه‌مان را روی آن می‌نویسیم تا آنها را انجام دهیم یا یک لیست خرید ساده. بعضی‌ها کارهایشان را در کامپیوتر یا موبایل می‌نویسند یا حتی از نرم‌افزارهای مخصوص این لیست‌ها استفاده می‌کنند. به هر‌حال اگر از مشتریان دایمی استفاده از تو-دو (to-do) لیست‌ها باشید, می‌دانید که تیک زدن یک کار انجام شده و حذف آن از لیست چه لذتی دارد. انجام شد! تمام شد! اتمام ماموریت! یک لیست «کار» (to-do) می تواند راهنمای قدرتمندی برای به نتیجه رساندن کارهایتان باشد، و یا اینکه تبدیل به یک بمب ساعتی گنده از «کارهای انجام نشده» بشود که هر لحظه ممکن است با انفجار خود تشت بی کفایتی شما را به زیر افکند.
درباره لیست «کارهایتان»، همانند دستورات رئیس درونی‌تان به دستیار درونی‌تان نگاه کنید که در هر شرایطی باید انجام شوند. همانند یک برنامه کامپیوتری، اگر دستورالعمل‌ها واضح، اختصاصی و ساده باشند، شما برنده می‌شوید. درغیر این صورت، تنها چیزی که نصیب‌تان می‌گردد، ترس و تعویق کارها و بیزاری از خود است. پس بهتر است به این نکات در ادامه مطلب در خصوص شیوه نوشتن لیست «کارها» توجه داشته باشید، تا به راحتی همه کارها را به سرانجام برسانید و این ستون غول آسا را در هم شکنید.
شما رئیس خودتان هستید
در تمام مدت روز کاری، شما در یکی از این دو حال هستید: حالت فکرکردن (در نقش رئیس) و حالت فعالیت (در نقش دستیار اجرا کننده کار) . هنگامی که یک پروژه یا کار جدید برای‌تان پیش می‌آید، فعالیت‌ها برای شکل‌دادن به نحوه انجام کار و مرتب‌سازی مغز برای آن شروع می‌شوند. در این مرحله شما در نقش متفکر/رئیس هستید که باید کارها را تقسیم‌بندی و دستورات را صادرنماید. لیست «کارهای» شما مجموعه‌ای از این دستورات است، که دستیار درونی تان به سراغ تک تک آنها رفته و انجام شان می‌دهد.
خب، هنگامی که کلاه ریاست را به سر می‌گذارید، وقت نوشتن دستورالعمل‌ها است. این دستورات باید به گونه‌ای نوشته شوند که دستیار درونی‌تان به هیچ‌وجه به آنها فکر نکند و فقط انجام شان دهد. مایکل بافینگتون می‌گوید: « taskهایت را به گونه‌ای بنویس که همانند یک روبات قادر به انجام شان باشی.»
چگونه کارها را مرتب کنید
چگونه لیست «کارهایتان» را قابل استفاده می‌سازید؟ قبل از اضافه‌کردن هر‌کاری به لیست، ابتدا درباره تمامی جوانب آن خوب بیاندیشید. برای انجام بهتر این کار می‌توانید از این دستورات راهنما استفاده کنید.
آن را درهم بشکنید: بهترین راه برای پرهیز از تبدیل یک task به مرداب، این است که از آن یک موج هیولا‌گونه بسازید. سیستم بهره‌وری Getting Things Done پروژه ها را کاملن متفاوت و جدا از taskها تعریف می‌کند: هر پروژه شامل چندین زیرشاخه کاری مجزا است.
این یک تفاوت بسیار مهم است که باید به آن توجه شود. لیست «کارهای» شما، لیست پروژه های تان نیست. هرگز یک task را که نیازمند انجام چند کار جداگانه است به لیست تان اضافه نکنید (مانند: تمیز کردن دفتر کار). اینگونه کارها را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید، مقابله با یک task مثل «پاکسازی کمد»، «پاره‌کردن کاغذهای قدیمی» و یا «بسته‌بندی کتاب‌های بدرد نخور برای کتابخانه محل» بسیار راحت تر است. زیرا وقتی رئیس می‌گوید دفتر کار را مرتب کن، دستیار بیچاره چنان سردرگم می‌شود که به هیچ‌جا نخواهد رسید!
برای تحرک پروژه از روش کار بعدی استفاده کنید: اگر taskتان شامل چندین کار مجزا باشد، پس شما با یک پروژه طرفید. تنها کار بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. هنگامی که کار انجام شد، دوباره به لیست پروژه تان مراجع کنید و task بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. در هر لحظه لیست «کارهایتان» فقط باید شامل یک کار منطقی از taskهای پروژه‌تان باشد. روش درست این است: تنها یک کار یک مرحله ای در هر مرحله انجام گردد.
از افعال خاص و فعال استفاده کنید: هنگامی که می‌خواهید کاری را بر عهده خودتان بگذارید، آن را به شکل یک دستور درآورید. گزینه‌ای مانند «تماس با بانک» به شما نمی‌گوید که چه کاری باید انجام دهید. کارهای اختصاصی خودتان را در لیست «کارها» ثبت کنید. مانند «به بانک زنگ بزن و تاریخ باز پرداخت وام را کنترل کن». توجه داشته باشید که از عبارت تماس بگیر استفاده نکردیم، زیرا این عبارت می‌تواند به معنای تلفن‌زدن، ارسال ایمیل یا فرستادن پیام کوتاه باشد. اگر شما راه را بر روی هرگونه تفکر و نتیجه‌گیری درخصوص taskها ببندید و آنها را تنها به کارهایی برای انجام تبدیل کنید، فعل‌هایتان تا حد ممکن خاص خواهندشد. به معنای واقعی کلمه خودتان را یک دستیار در روز اول کار جدید تصور کنید.
لیست‌تان کوتاه باشد: همانگونه که هیچ کس دوست ندارد که با یک صندوق پست الکترونیک با ۲۳۸۶ نامه طرف باشد، هیچ کس دوست ندارد که یک لیست «کارهای» بی سرو ته را در دست بگیرد. این لیست همانند یک تونل که هیچ نوری در انتهایش قابل مشاهده نیست، مایوس‌کننده و درهم‌شکننده است. مثلا لیست تان را فقط به ۲۰ مورد محدود کنید. خیلی کوچک به نظر می‌رسد؟ توجه داشته باشید که لیست «برای انجام» تان انبار جزئیات پروژه‌های‌تان یا محلی برای یادداشت آرزوها و کارهایی که می‌خواهید یک زمانی انجام‌دهید، نیست. بلکه لیستی از taskهایی است که باید در آینده نزدیک (مثلا ۲ هفته آینده) به انجام برسند. لطفا پروژه‌ها و کارهای روزی روزگاری تان را در محل دیگری یادداشت کنید. لیست شما باید فقط شامل تعهداتی باشد که نیاز به تصمیم‌گیری ندارند و انجام‌شان بسیار ضروری است.
تحرک داشته باشید: لیست «کارهایتان» باید هر روز تغییر کند. هر روز چند task آن تیک «انجام شد» می‌خورند و چند task جدید هم به آن اضافه می‌شود. به خاطر داشته باشید لیست شما یک نوشته کاری هر روزه است، نه یک برگه نمایشی، برای اینکه بگویید: ببین من چقدر با برنامه‌ام!
اولویت: هنگامی که لیست «برای انجام» شما مثلا شامل ۲۰ مورد است، در واقعیت شما هر روز فقط موفق به انجام ۲ تا ۳ مورد می شوید (البته اگر لیست تان شامل این موارد باشد قضیه فرق می‌کند: بیدار شدن، دوش گرفتن، قهوه درست کردن، به سر کار رفتن و …). پس دقت کنید این کارها، مهم‌ترین موارد لیست شما باشند. جدا از اینکه چه ابزار و نرم‌افزاری برای پی‌گیری کارهایتان استفاده می‌کنید، لیست را به گونه‌ای مرتب کنید که مهم‌ترین کارها در یک نگاه به چشم بیایند.
پاکسازی: همانگونه که باید بتوانید به راحتی کارهای با درجه اهمیت بالا را در لیست «برای انجام»تان بیابید، به همان راحتی باید کارهایی را که قدیمی تراند پیدا کنید. کارهایی که مدت زیادی در لیست باقی بمانند، ممکن است برای همیشه گرفتار انسداد ذهنی شما شوند، برای جلوگیری از این کار باید آنها را دوباره نویسی کنید و یا حتی به کارهای کوچک‌تر خرد کنید. شاید هم بعد از مدتی نیاز به انجام‌شان نباشد. ممکن است حذف یک گزینه از لیست «برای انجام» تان حتی از انجام آن هم بهتر باشد، زیرا شما نیروی تان را برای کار مهم‌تری ذخیره می‌کنید.
کارهای انجام‌شده را ثبت کنید: مانند هر دستیار خوبی، شما هم می خواهید به رئیس‌تان نشان دهید که دقیقن چه میزان کار را انجام داده‌اید. کارهای انجام شده‌تان را هم یک گوشه‌ای کنار هم بچینید، تا بعضی وقت‌ها با مراجعه به آنها برای بهره‌وری بالای‌تان جشن بگیرید! هم‌چنین لیست کارهای انجام‌شده بهترین شاخص برای تعیین میزان کارکرد لیست «کارهایتان» است: آیا بیش از ۲ روز را بدون انجام کاری گذرانده اید؟ وقت آن رسیده که لیست کارها را بازسازی کنید و دوباره شروع به تمرین کنید.
کار نیکو کردن از پر کردن است
ممکن است اینگونه به نظر بیاید که این همه نوشتن و مراحل مختلف برای انجام یک کار ساده، وقت تلف کردن است. اما ۹۰ درصد انجام هر کاری برنامه‌ریزی برای انجام آن است و این مورد حتی درباره taskهای بی‌اهمیت هم صادق است. مانند هر عادت خوبی، کار نیکو کردن از پرکردن است. هر چه بیشتر هنر ایجاد لیست‌های «کاری» کاربردی‌تر را تمرین کنید، این کار برای‌تان آسان‌تر و سریع‌تر خواهد‌شد و در زمان معین تعداد بیشتری از کارهایتان را می‌توانید به سرانجام برسانید. در پایان هم بد نیست که نظرات تکمیلی خودتان را به نارنجی بگویید ما از شنیدن آنها خوشحال می‌شویم.
منبع
چگونه یک لیست «برای انجام» دقیق بسازیم
«نوشته فوق می تواند نظر نویسنده باشد و الزامن نظر رادیو کوچه نیست»
