آقای خوشبختی/ رادیو کوچه
امروز با هفدهمین برنامه از مجموعه برنامه‌های «موفقیت»، در خدمت شما هم‌راهان هستم و به ادامه موضوع «مدیریت زمان» می‌پردازم. امیدوارم با شنیدن این برنامه‌ها به اهداف ارزش‌مند خود نزدیک‌تر شوید.
فایل صوتی را از اینجا بشنوید
در برنامه قبل در مورد مرحله سوم از روش پنج مرحله‌ای مدیریت زمان صحبت کردم که عبارت بود از: مکتوب کردن هدف‌ها با استفاده از جدول روزانه. در این برنامه در مورد روش تهیه جدول زمان‌بندی امور روزانه با شما صحبت می‌کنم.
برای تهیه جدول زمان‌بندی امور روزانه بایستی چند اقدام ساده انجام دهید:
ابتدا فهرستی از فعالیت‌های همان‌روز و یا اگر از روز قبل برنامه‌ریزی می‌کنید، فهرستی از فعالیتهایی که فردا قصد انجامش را دارید تهیه کنید. سپس آن‌ها را بر اساس درجه اهمیت اولویت‌بندی کنید. اولویت با انجام کارهایی است که اگر همین امروز انجام نشوند باعث ایجاد اشکال در زندگی می‌شوند و به تاخیر انداختن آن‌ها به این معنی است که دیگر انجام دادن آن‌ها ثمری ندارد. مثلن اگر امروز آخرین مهلت پرداخت قبض برق خانه است، باید همین امروز پرداخت شود. هم‌چنین حداکثر زمان در اختیارتان را نیز یاداشت کنید.
سعی کنید فعالیت‌ها را در زمان تعیین شده به انجام برسانید
بعد از آن برای هر فعالیت، زمانی را پیش‌بینی کنید. چنان‌چه محاسبه مجموع زمان‌هایی که پیش‌بینی کرده‌اید از زمان در اختیار روزانه‌تان بیش‌تر شد، میتوانید از این راه حل‌ها استفاده کنید.
اول ببینید کدام‌‌یک از فعالیت‌ها را میتوانید به دیگران واگذار کنید. همان‌طور که به خاطر دارید در برنامه پانزدهم گفتم که یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان این است که فعالیتهایی را که توسط دیگران قابل اجرا است مجزا کرده و انجام‌شان را به آن‌ها واگذار کنید. پس نیاز است که اقدامات روزانه خود را به دو گروه «الف» و «ب» تقسیم کنید. گروه «الف» کارهایی هستند که جز توسط خود شما توسط فرد دیگری قابل انجام نیست و یا فردی که توانایی انجام آن‌را داشته باشد در اختیار ندارید. این‌ها وظایف غیرقابل واگذاری هستند. اما فعالیتهایی که در گروه «ب» قرار می‌گیرند شامل اقداماتی هستند که می‌تواند توسط سایرین هم به انجام برسد و چنان‌چه به آن‌ها سپرده شود در زمان شما صرفه‌جویی خواهد شد.
دوم این‌که میتوانید برخی از فعالیت‌های کم اهمیت را به جدول زمان‌بندی روز بعد انتقال دهید. نکته جالب این‌که گاهی به این نتیجه می‌رسید که میتوانید برخی فعالیت‌ها را اصلن انجام ندهید و از فهرست امور خود برای همیشه حذف کنید و هیچ اتفاقی هم نمی‌افتد. فرض کنید که شما هر روز به صورت یک عادت، ساعتی را به عوض کردن و تماشای بیهوده شبکه‌های تلویزیونی مختلف می‌گذرانید. بعد از مدتی خواهید دید که حذف این فعالیت و اختصاص آن به امور مهم‌تر تا چه اندازه به موفقیت شما کمک می‌کند.
سعی کنید فعالیت‌ها را در زمان تعیین شده به انجام برسانید. در پایان روز و قبل از خواب جدول را بررسی کنید. اقدامات انجام شده را مشخص کنید و به خودتان آفرین بگویید و بعد بررسی کنید که آیا می‌شود آن‌ها را در زمان کم‌تری هم انجام داد یا خیر؟ امور انجام نشده را به جدول زمان‌بندی روز بعد منتقل کنید. به‌تر است این جداول را در دفتری جداگانه و به ترتیب نگه‌داری کنید تا پس از مدتی نشان‌گر وضعیت عمل‌کرد شما باشد. سوالی که خیلی‌ها از من می‌پرسند راجع به جزییاتی نظیر این است که جدول چه شکلی باشد، تایپ کنیم یا به صورت دستی بنویسیم، فعالیت‌ها را در چند کلمه بنویسیم و سوالاتی از این قبیل. دوستان عزیز. هر فردی برای خود شیوه خودش را دارد. مهم این است که اصول را رعایت کنید. به عنوان مثال مهم این است که جدولی با حداقل چهار ستون در اختیار داشته باشید که به ترتیب شامل شماره ردیف، شرح فعالیت، زمان مورد نیاز و نتیجه باشد. حال اگر بنا به نیاز خود ستون‌های دیگری هم اضافه کردید اشکالی ندارد. این‌که از کامپیوتر شخصی استفاده کنید و یا این‌که در دفترچه زیبایی این کارها را انجام دهید بستگی به خود شما دارد. مهم این است که فرآیند به صورت کامل انجام شود. کارها را ساده کنید. پیچیده کردن امور گاهی انسان را از انجام آن‌ها به کلی منصرف می‌کند. این‌که کار را ساده آغاز کنید و به تدریج و در طول زمان آن‌هم بر حسب ضرورت و نیاز به نکات ریز و پیچیده آن اضافه کنید بسیار به‌تر از این است که کارها را آن‌چنان پیچیده آغاز کنید که یا در همان مراحل اولیه بمانید و درجا بزنید و یا اصلن قید خود کار را بزنید.
به یاد داشته باشید که در انجام امور همیشه به دنبال ساده‌ترین و کم هزینه‌ترین راه‌کار باشید. اجازه بدهید دو ماجرای بسیار جالب را برای‌تان تعریف کنم:
در یک شرکت بزرگ ژاپنی که تولید وسایل آرایشی را برعهده داشت، یک مورد به یاد ماندنی اتفاق افتاد: شکایتی از سوی یکی از مشتریان به کمپانی رسید. او اظهار داشته بود که هنگام خرید یک بسته صابون متوجه شده بود که قوطی آن خالی است. بلافاصله با تاکید و پی‌گیری‌های مدیریت ارشد کارخانه این مشکل بررسی و دستور صادر شد که خط بسته‌بندی اصلاح شود و قسمت فنی و مهندسی نیز تدابیر لازمه را جهت پیش‌گیری از تکرار چنین مسئله‌ای اتخاذ کند. مهندسین نیز دست به کار شده و راه حل پیشنهادی خود را چنین ارایه دادند: پایش و کنترل (مونیتورینگ) خط بسته‌بندی با اشعه ایکس (شبیه آن‌چه در فرودگاه‌ها برای کنترل بار مسافران انجام می‌شود). به زودی سیستم مذکور خریداری شده و با تلاش شبانه‌روزی گروه مهندسین، دست‌گاه تولید اشعه ایکس و مانیتورهایی با دقت بالا نصب شده و خط مذبور تجهیز شد. سپس دو نفر اپراتور نیز جهت کنترل دایمی پشت آن دست‌گاه‌ها به کار گمارده شدند تا از عبور احتمالی قوطی‌های خالی جلوگیری کنند.
نکته جالب توجه این بود که درست هم‌زمان با این ماجرا، مشکلی مشابه در یکی از کارگاه‌های کوچک تولیدی پیش آمده بود اما آن‌جا یک کارمند معمولی و غیر متخصص آن‌را به شیوه‌ای بسیار ساده‌تر و کم هزینه‌تر حل کرد: تعبیه یک دست‌گاه پنکه در مسیر خط بسته‌بندی تا قوطی خالی را باد ببرد. به همین سادگی.
هنگامی که سازمان فضایی ناسا برنامه فرستادن فضانوردان به فضا را آغاز کرد با مشکل کوچکی روبه‌رو شد. آن‌ها دریافتند که خودکارهای موجود، در فضای بدون جاذبه کار نمی‌کنند چرا که جوهر خودکار به سمت پایین جریان نیافته و روی سطح کاغذ نمی‌ریزد. آن‌ها برای حل این مشکل بیش از یک دهه تحقیقات و میلیون‌ها دلار صرف کردند و در نهایت خودکاری طراحی شد که در محیط بدون جاذبه، زیر آب و حتا در برودت تا 300 درجه سانتی‌گراد زیر صفر هم کار می‌کرد. اما روس‌ها راه حل ساده‌تری داشتند. آن‌ها از مداد استفاده کردند. به همین سادگی.
در برنامه بعد یعنی برنامه هجدهم، به مرحله بعدی روش پنج مرحله‌ای مدیریت زمان یعنی «آغاز کردن با نگرش مثبت» خواهم پرداخت.
«نوشته فوق می تواند نظر نویسنده باشد و الزامن نظر رادیو کوچه نیست»
